Az online számla gyakorlati tapasztalatai
Cikk, Hír

Az online számla gyakorlati tapasztalatai

2022-08-31
Mitől lesz elektronikus egy számla?

Az elektronikus számla fogalma az áfatörvényben viszonylag egyszerű: a jogszabály által előírt adatokat kell tartalmaznia és elektronikus formában kell megtörténnie a kibocsájtásnak és a befogadásnak. Bármennyire is egyszerűnek tűnik ez a fogalom, a napi gyakorlatban mégsem kristályosodott ki mindenki számára, hogy pontosan mi az elektronikus számla. Ez azért is probléma, mivel sokszor ugyanazt a dokumentumot nevezi az értékesítő és a vevő eltérően hol elektronikus, hol papíralapú számlának.

Nagyon elterjedt megoldás, hogy a számlát számlakép formájában, jellemzően PDF fájlformátumban küldi meg az értékesítő a vevő részére. Ezt a dokumentumot hol elektronikus számlának nevezik, hol papíralapú számlának. Találkoztam olyan érveléssel is, hogy attól függ, hogy a vevő kinyomtatja-e vagy elektronikusan kezeli. Olyan okfejtést is olvastam, hogy ha elektronikus aláírás van hozzá, akkor elektronikus, amennyiben nincs, akkor ki kell nyomtatni és papíralapú.

A jogszabályi rendelkezés alapján, amennyiben a számla elektronikus formában lementhető, akkor az már elektronikus számla lesz. Ez a rendelkezés nem tartalmaz semmilyen kitételt a technikára, informatikai megoldásokra, vagy a vevő számlakezelésére vonatkozóan. A jogszabály teljesen elkerülte az elmúlt években a technikai részletszabályok kötelezettségként történő előírását, sokkal inkább alapelvi szinten szabályozza az elektronikus számlázást. Tehát a PDF fájlformátumban megküldött számlánk jogszabályi szempontok alapján mindenképpen elektronikus számla lesz.

Persze ekkor is van kivétel, mint ahogy azt az áfatörvényben megszokhattuk, hogy mindig van kivételszabály. Az áfatörvényben különös hangsúly van azon, hogy a két fél között legyen egy megállapodás az elektronikus számlázásról. Ennek a megállapodásnak nem szükséges előre megtörténnie, és még csak nem is feltétele az írásbeliség sem. Tehát hiába bocsájtotta ki az értékesítő a számlát elektronikusan, ha a vevő nem hajlandó azt elektronikus formában befogadni, akkor az értékesítőnek gondoskodnia kell a papíralapú számlázásról.

Előfordulhat az is, hogy bár papíralapú számlázásban egyezett meg a két fél egymással, de előzetesen elektronikusan is megküldi az értékesítő a számlát. Ettől ez még nem lesz hiteles az elektronikus számla, csupán egy hiteles számláról való tájékoztatásról beszélünk, amely a két fél ügyviteli folyamatát egyszerűsítheti. Ebben az esetben a hiteles számla – amelyre vonatkozóan megőrzési kötelezettség is keletkezik – továbbra is a papíralapú számla lesz, hiszen ebben egyezett meg egymással a két fél. Fontos azonban, hogy a számla papíralapon ténylegesen kibocsájtásra kerüljön, tehát az elektronikusan küldött számla tájékoztatás nem helyettesíti a hiteles számlát.

A fentiekben kizárólag a számlaképről írtam, ugyanakkor vannak olyan nézetek is, hogy a számlaképet önmagában nem lehet elektronikus számlának tekinteni. No nem jogszabályi értelemben, hanem üzleti, informatikai értelemben. Amennyiben megnézzük, hogy a teljes ügyviteli folyamatban hogyan viselkedik egy számlakép és hogyan viselkedik egy számla adattartalmát informatikailag könnyen kezelhetően tartalmazó számlaadat fájl, akkor megértjük gyorsan a különbséget!

A számlakép a számlakiállítás során teljesen úgy viselkedik, mintha papíralapú számla lenne, csupán a papír helyett például PDF fájlba történik meg a nyomtatás. Tehát ugyanúgy megtörténik a számlaadatoknak egy számlaképbe történő átalakítása, melynek eredményeként grafikusan elhelyezi a program a számlaadatokat, jellemzően egy A4-es papírméreten hol logikus, hol kevésbé logikus módon. A kibocsájtás ezt követően jellemzően e-mailen történik meg, melyet a befogadó letölti a postafiókjából és az esetek túlnyomó többségében kinyomtatja. Az elektronikus számla kinyomtatott képe alapján történik meg a számlaadatok rögzítése a vevő könyvelési rendszerében. Az elektronikus számlakép tehát a vevői oldalon inkább problémásabb, mivel többletteendője keletkezik vele.

Ezzel szemben például egy XML számla folyamata teljesen eltérő. A számlakiállítási folyamatban sehol nem jelenik meg a számlakép, de persze ha nagyon szükséges, akkor megjelenhetne. Az XML-ből bármikor lehet számlaképet generálni egy ehhez megfelelő stíluslappal és programmal. Ugyanakkor az XML számla legnagyobb előnye mégsem az, hogy bárki saját magának kialakíthat egyedi stíluslapokat, melynek következtében az összes bejövő XML alapú számláinak ugyan az lehet az elrendezése, stílusa. A legnagyobb előnye egy XML számlának éppen abban rejlik, hogy gép állította elő és gépi úton lehet az adattartalmát értelmezni. Persze nem csupán az XML fájlformátum hordozza ezt a lehetőséget, hanem a régóta elterjedt, ugyanakkor kevéssé használt EDIFACT formátum is, de akár lehet egy gépi kommunikációra specializált JSON állomány is.

A fentiek alapján is érezhető, hogy nem is annyira az a fontos, hogy egy számla mellett legyen elektronikus aláírás. Sőt lassan nem is annyira az elektronikus aláírás a kérdés, hanem sokkal inkább az elektronikus számla formátuma, az elektronikus számla gépi úton történő feldolgozhatósága. Ahhoz, hogy meg tudjuk válaszolni a bevezetőben feltett kérdést, végig kell gondolnunk a számlázás teljes folyamatát.

Szeretne még többet megtudni az online számlázásról, és annak gyakorlati tapasztalatairól?

Jöjjön el a 2022. szeptember 13-án a Sugár moziban megrendezésre kerülő konferenciánkra, ahol az egyik kiemelt témánk:

Online számla gyakorlati tapasztalatai

Előadó: Czöndör Szabolcs - főosztályvezető, NAV KAVIG Kockázatkezelési és Ellenőrzéstámogató Főosztály

További cikkeket és több száz kérdésre találnak feleletet a Saldo tagoknak fenntartott on-line tudásbázisunkban. A tudásbázist a www.adozasitanacsadas.hu oldalon érhetik el a bejelentkezést követően.

adozasitanacsadas.hu
tanacsadas@saldo.hu

Czöndör Szabolcs
Czöndör Szabolcs főosztályvezető, NAV KAVIG Kockázatkezelési és Ellenőrzéstámogató Főosztály

Ne maradjon le a változásokról!
Íratkozzon fel hírlevelünkre!