Az e-számlák archiválása csak külső szolgáltató közreműködésével oldható meg?

Az elektronikus számlát kizárólag elektronikus módon, az Áfa tv. 179. § illetve az Sztv. 169. § (5) bekezdése szerint – a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018 (VI.29.) ITM rendelet előírásainak figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A papír alapú számlát papír alapon vagy elektronikus módon is lehet archiválni. Ebben az esetben is a fent említett jogszabályok betartása mellett végezhető el a számlák archiválása. Amennyiben a vevő nem járul hozzá az elektronikus számlázáshoz, úgy részére papír alapú számlát kell kibocsátani.

Az Áfa tv. 259. § 5. pontja alapján elektronikus számlának minősül az Áfa tv.-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számlának minősülhet egy pdf formátumban továbbított számla is.

Ennek okán, ha az értékesítő a gazdasági eseményről kiállított számlát elektronikus formátumban állította ki és továbbította a vevő részére, akkor az az Áfa tv. fogalomrendszerében elektronikus számlának minősül függetlenül attól, hogy azt kinyomtatják-e vagy sem. Így nem lehet e számlát papír alapú számlának tekinteni.

Ugyanakkor létezik olyan pdf formátum, amelyet csak nyomtatni lehet, de a dokumentum mentésére nincs lehetőség. E formátum alkalmazása esetén mivel a megkapott dokumentum kizárólag nyomtatásra alkalmas, így az nem minősülhet elektronikus számlának, papír alapú számlákra vonatkozó archiválási szabályt kell alkalmazniuk.

A gyakorlat alkalmaz olyan megoldást is, ahol e-mailben egy elérési útvonalat továbbítanak a vevő részére, amelyre rákattintva nyomtatható a számla. Ebben az esetben sem beszélhetünk elektronikus számláról, mivel a számla kizárólag papír alapon áll a vevő rendelkezésére.

Amennyiben a vevő tehát elektronikus számlát fogad be, az archiválás elektronikus módon kell megoldaniuk és nincs lehetőség kizárólag a kinyomtatott verzió megőrzésére. Amennyiben a vevő könyvviteli rendszere még nem képes az elektronikusan kapott számlák digitális archiválására, és külső szolgáltató sem kívánnak megbízni az elektronikus tárolásra, úgy javasoljuk, hogy az eladóval ne állapodjanak meg elektronikus számlázásában.

Amennyiben az elektronikus számlázás az eladó oldaláról nézve jogszabályi kötelezettségen alapul, úgy egyéb lehetőség hiányában célszerű a befogadott elektronikus számlák archiválásánál külső szolgáltatót megbízni.